Datenschutzerklärung für AirBot von Diot Siaci

Version: 1.0 Letzte Aktualisierung: 23.04.2026 Gültig ab: 23.04.2026

Einführung

Diese Datenschutzrichtlinie gilt für Personen mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich. Bei Wohnsitz außerhalb dieser Gebiete kann je nach Region eine angepasste Version unserer Datenschutzrichtlinie gelten.

Bei Diot Siaci respektieren wir Ihre Privatsphäre und setzen uns mit Nachdruck für die Sicherheit der Informationen ein, die wir von Ihnen oder über Sie erheben. Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt unsere Vorgehensweise hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die wir erfassen, wenn Sie mit unserer virtuellen Assistenten-Anwendung AirBot von Diot Siaci und den zugehörigen Diensten (zusammen die „Dienste“) interagieren.

Bitte beachten Sie, dass AirBot von Diot Siaci technisch von unserem technischen Infrastrukturpartner TeemantSoft gehostet, entwickelt und betrieben wird.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Inhalte, die wir im Auftrag unserer Firmenkunden mithilfe spezifischer Angebote verarbeiten. Die Nutzung dieser Daten unterliegt den vertraglichen Vereinbarungen mit diesen Kunden und den geltenden lokalen Bestimmungen. Weitere Informationen darüber, wie Lerndaten erhoben und zur Verbesserung unserer Dienste und Sprachmodelle verwendet werden und welche Wahlmöglichkeiten Sie hinsichtlich dieser Daten haben, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Erhebung personenbezogener Daten

Bei Diot Siaci erheben und verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten, um unsere Dienste bereitzustellen, die Benutzererfahrung zu optimieren und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen unserer Plattform sicherzustellen. Folgende Datenarten erheben wir:

Informationen zum Verwaltungskonto

• Administrative Benutzer (Administratoren, Bot-Entwickler, Bot-Manager): Wir erfassen Informationen wie Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Spracheinstellung (Gebietsschema), um administrative Konten auf der Plattform zu erstellen und zu verwalten.
• Bot-Nutzer: Für Endnutzer von AirBot by Diot Siaci erfassen wir die gleichen grundlegenden Informationen (Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Gebietsschema), unabhängig davon, ob diese direkt oder vom Kundenunternehmen bereitgestellt werden.

Transkripte von Gesprächen mit Gemma (Virtuelle Assistentin)

• Konversationen: Wir zeichnen Konversationen zwischen Nutzern und Gemma, der virtuellen Assistentin hinter AirBot, auf, um das ordnungsgemäße Funktionieren der Dienste sicherzustellen, den Kundensupport zu verwalten und die Plattform zu verbessern.
• Sensible Daten in Gesprächen: In einigen Fällen werden Nutzer über AirBot aufgefordert, persönliche oder sensible Informationen anzugeben, wie z. B. Vor- und Nachnamen, Notfallkontakte oder medizinische Daten im Falle eines Unfalls. Wir beschränken die Erhebung solcher Daten auf das unbedingt Notwendige.
• Schutzmaßnahmen: Über unseren Partner TeemantSoft nutzen wir, wo immer möglich, Anonymisierungs- und Pseudonymisierungsverfahren, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen. Bei der Erhebung sensibler Daten ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.

Informationen zur Kommunikation Wenn Sie uns per E-Mail, Kundensupport oder auf anderem Wege kontaktieren, erfassen wir die von Ihnen angegebenen Informationen (Name, Kontaktdaten und Nachrichteninhalt), um auf Ihre Anfragen zu antworten, Support zu leisten und unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Automatisch erfasste technische Informationen Wenn Sie AirBot von Diot Siaci nutzen oder mit ihm interagieren, erfassen wir automatisch bestimmte technische Daten:

• Verbindungsdaten: Wir erfassen Informationen wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs sowie Ihre Zeitzone.
• Geräteinformationen und Cookies: Wir erfassen Informationen über Gerätenamen, Betriebssystem und Geräte-IDs sowie Cookie-Daten, um die Anmeldung zu erleichtern und Ihr Surferlebnis zu verbessern.

Personenbezogene Daten Dritter: Im Rahmen bestimmter Prozesse oder Interaktionen können Sie über AirBot personenbezogene Daten Dritter (z. B. Notfallkontakte, medizinische Informationen) übermitteln. Diot Siaci verlangt, dass Sie gemäß den Bestimmungen der DSGVO die vorherige Einwilligung jeder betroffenen Person einholen.

Datenverarbeitung durch Dritte

Um erweiterte Funktionalität und ein optimales Nutzererlebnis zu gewährleisten, nutzt AirBot von Diot Siaci die Infrastruktur von TeemantSoft, die wiederum mit mehreren Drittanbietern für die Verarbeitung bestimmter Daten zusammenarbeitet. Alle diese Partner halten sich an strenge DSGVO-Konformitätsstandards.

OpenAI (API für künstliche Intelligenz)

• TeemantSoft nutzt OpenAI-Dienste zum Betrieb der virtuellen Assistenten-Engine.
• Verarbeitete Daten: Nutzerinteraktionen mit AirBot können an OpenAI gesendet werden, um Antworten zu generieren. Diese Interaktionen werden gemäß der Datenschutzrichtlinie von OpenAI behandelt.
• OpenAI-Datenschutzrichtlinie (Kapitel 1)

Mistral AI (API für künstliche Intelligenz)

• Für bestimmte Funktionen der natürlichen Sprachverarbeitung werden zusätzlich zu OpenAI auch Dienste von Mistral AI eingesetzt.
• Verarbeitete Daten: Nachrichten, die von Nutzern in bestimmten Gesprächsszenarien gesendet werden, können mit Mistral AI geteilt werden, um relevante Antworten zu generieren.
• Datenschutzrichtlinie von Mistral AI

Infobip (Multichannel Messaging APIs)

• Wird verwendet, um die Kommunikation über verschiedene Kanäle zu erleichtern, einschließlich der Kommunikation über WhatsApp.
• Verarbeitete Daten: Telefonnummern und von Nutzern gesendete Nachrichten werden über Infobip übertragen, um einen reibungslosen und sicheren Austausch zu gewährleisten.
• Datenschutzpraktiken von Infobip

Meta WhatsApp Business (Kommunikationskanal)

• Die Kommunikationsdienste via WhatsApp werden von Meta WhatsApp Business bereitgestellt.
• Verarbeitete Daten: Nachrichten und Metadaten aus WhatsApp-Konversationen können von Meta gemäß den geltenden Sicherheits- und Datenschutzpraktiken verarbeitet werden.
• WhatsApp-Datenschutzrichtlinie
• WhatsApp-Geschäftsrichtlinie

Google Chat (Kommunikationskanal)

• Die Kommunikationsdienste über Google Chat (wo die Anwendung AirBot von Diot Siaci eingesetzt wird) werden von Google bereitgestellt.
• Verarbeitete Daten: Nachrichten und Metadaten aus Konversationen in Google Chat können von Google gemäß deren Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden. Dies trägt zu einem zuverlässigen und sicheren Austausch bei.
• Google-Datenschutzbestimmungen
• Google Chat-Datenschutzrichtlinie

Microsoft Teams (Kommunikationskanal)

• Microsoft Teams kann als zusätzlicher Kommunikationskanal genutzt werden.
• Verarbeitete Daten: Nachrichten, freigegebene Dateien und Metadaten aus über Microsoft Teams geführten Unterhaltungen können von Microsoft verarbeitet werden. Microsoft Teams kann außerdem technische Daten zu den verwendeten Geräten erfassen (IP-Adresse, Browsertyp usw.).
• Microsoft-Datenschutzerklärung
• Microsoft Teams-spezifische Begriffe

Mistral OCR (Optische Zeichenerkennung)

• Wird verwendet, um automatisch Informationen aus strukturierten visuellen Dokumenten zu extrahieren.
• Verarbeitete Daten: Über die Plattform übermittelte Bilder oder PDFs von Dokumenten (Erklärungen, Formulare, Belege) können zur automatisierten Datenextraktion analysiert werden. Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten.
• Datenschutzrichtlinie von Mistral AI

Microsoft OCR (Optische Zeichenerkennung)

• Die von Microsoft angebotenen Dienste zur Dokumentenerkennung (Azure Document Intelligence) werden für die erweiterte Extraktion von Daten aus strukturierten Formularen verwendet.
• Verarbeitete Daten: Die bereitgestellten Dokumente können analysiert werden, um die Informationen zu extrahieren, die zur Automatisierung von Verwaltungs- oder Berichtsaufgaben benötigt werden.
• Microsoft-Datenschutzerklärung

ScaleWay (Datenhosting)

• TeemantSoft hostet die Backend-Infrastruktur für AirBot von Diot Siaci bei ScaleWay für sichere Speicherung.
• Verarbeitete Daten: ScaleWay übernimmt das sichere Hosting von personenbezogenen Daten, Interaktionsdateien und Benutzereinstellungen.
• ScaleWay-Datenschutzrichtlinie

Verantwortung für die erhobenen Daten

Als Anbieter von AirBot by Diot Siaci fungiert Diot Siaci als Datenverantwortlicher für die erhobenen Daten. Dies bedeutet:

• Datenaufbewahrung: Diot Siaci legt die Aufbewahrungsfrist der gesammelten Daten auf der Grundlage rechtlicher und geschäftlicher Anforderungen fest.
• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Diot Siaci stellt sicher, dass eine angemessene Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten gemäß der DSGVO vorliegt.
• Anonymisierung und Löschung: Diot Siaci ist in Abstimmung mit unserem technischen Auftragsverarbeiter TeemantSoft dafür verantwortlich, zu entscheiden, ob und wann diese Daten anonymisiert oder gelöscht werden.

Datennutzung

Wir verwenden die erhobenen personenbezogenen Daten für verschiedene Zwecke unter Einhaltung der Grundsätze der Sicherheit und Vertraulichkeit:

Bereitstellung von Dienstleistungen

• Kontozugriff und -verwaltung: Kontoinformationen sind für Administratoren unerlässlich, um sich anzumelden und die Plattform zu verwalten.
• Interaktionen mit AirBot: Die Gespräche zwischen Benutzern und dem virtuellen Assistenten werden verarbeitet, um genaue Antworten zu liefern und angeforderte Aufgaben auszuführen.

Verbesserung der Serviceleistungen und des technischen Supports

• Konversationsanalyse: Wir analysieren anonyme Konversationsverläufe, um die Genauigkeit und Relevanz der vom virtuellen Assistenten gegebenen Antworten zu verbessern.
• Technischer Support: Die gesammelten Informationen ermöglichen es unseren Supportteams (und unserem technischen Partner TeemantSoft), Unterstützung zu leisten und technische Probleme schnell zu lösen.

Sicherheit und Datenschutz

• Betrugsprävention: Anmeldeinformationen und Geräte-IDs werden verwendet, um unbefugten Zugriff zu überwachen und zu verhindern.
• Verschlüsselung und Anonymisierung: Wir verwenden Anonymisierungs- und Pseudonymisierungstechniken zum Schutz von Daten, insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Informationen.

Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Bestimmungen

• Rechtliche Anforderungen: Wir sind unter Umständen gesetzlich verpflichtet, bestimmte Informationen aufzubewahren oder an zuständige Behörden weiterzugeben.
• Vertragliche Einhaltung: Die Verarbeitung erfolgt gemäß unseren Nutzungsbedingungen und den gesetzlichen Verpflichtungen.

Datenaustausch

Um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und die Funktionalität von AirBot by Diot Siaci zu optimieren, werden Daten über unseren Infrastrukturanbieter TeemantSoft mit externen Partnern geteilt. Wir stellen sicher, dass alle Partner die Datenschutzstandards und die Anforderungen der DSGVO einhalten.

• Partner für Künstliche Intelligenz: Wir teilen Gesprächsinformationen mit OpenAI und Mistral AI, um präzise und personalisierte Antworten zu generieren.
• Multichannel-Kommunikationspartner: Wir teilen Kontaktdaten und Nachrichteninhalte mit Infobip, Meta WhatsApp Business, Google Chat und Microsoft Teams, um je nach verwendetem Kanal eine sichere Echtzeitkommunikation zu ermöglichen.
• OCR-Partner: Zur Textextraktion aus visuellen Dokumenten werden die relevanten Dateien mit Mistral OCR oder Microsoft OCR (Azure Document Intelligence) geteilt. Die Dokumente werden ausschließlich zur Textextraktion verarbeitet und nach der Verarbeitung von diesen Unterauftragnehmern nicht gespeichert.
• Hosting-Partner: Die gesamte Infrastruktur wird sicher auf ScaleWay gehostet, wodurch die sichere Aufbewahrung personenbezogener Daten gewährleistet wird.

Vertraglicher Rahmen und Sicherheit gemeinsam genutzter Daten: Über TeemantSoft verpflichten wir alle Partner zur Umsetzung DSGVO-konformer Datenschutzpraktiken. Jeder Partner ist vertraglich zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der gemeinsam genutzten Daten verpflichtet. Informationen werden nur im unbedingt notwendigen Umfang weitergegeben.

Nutzerrechte

Gemäß der DSGVO behalten die Nutzer von AirBot by Diot Siaci alle Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung.

Um diese Rechte auszuüben, oder falls Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch AirBot by Diot Siaci haben, wenden Sie sich bitte direkt an das Support- oder Datenschutzteam von Diot Siaci über Ihre üblichen Unternehmenskommunikationskanäle oder über die in Ihrem Diot Siaci-Servicevertrag angegebenen Kontaktdaten.